ALGEMEEN REGLEMENT STC OLYMPIA VZW

1. ALGEMEEN
a. De zetel van STC Olympia vzw is gevestigd in het clublokaal op het adres Fortsteenweg 1/3 te Merksem.
Telnr. 03/645.17.40
BTW nr : BE 417 599 648
Bankrekening AXA : BE82 7510 0152 5768
Tennis Vlaanderen : club nr 0183
b. Elk lid wordt geacht bij zijn toetreding kennis te hebben genomen van de bestaande statuten in het bijvoegsel van het “Belgisch Staatsblad” van 27.10.77 onder het nr. 9559, alsmede alle hierop aangevulde wijzigingen en dit clubreglement.
c. Het bestuur beslist over elke toetreding van nieuwe leden.
d. Bij overtreding van de statuten en/of reglementen kan het bestuur sancties opleggen.
e. Om de communicatie met de leden vlot te laten verlopen, vragen wij om adreswijzigingen en e-mail adreswijzigingen zo snel mogelijk aan het secretariaat te melden.

2. RESERVEREN EN SPELEN
a. De club heeft 4 velden gemalen baksteen in concessie van de stad Antwerpen. De leden zijn verplicht de terreinen alsook de bijhorende infrastructuur met zorg te behandelen. Alle kosten uit beschadiging of ontvreemding, worden verhaald op de daders. Ouders zijn verantwoordelijk voor hun kinderen, leden voor hun gasten.
b. Het gebruik van de velden omvat ook het gebruik van de kleedkamers en bijhorend sanitair in het clublokaal en dit enkel op het ogenblik dat de gelagzaal geopend is. Gelieve de kleedkamers en sanitair na gebruik netjes achter te laten. De club is NIET verantwoordelijk voor achtergelaten kledij of uitrusting, noch voor mogelijke diefstallen.
c. Bij gebruik van de velden dienen de leden 5 min. voor het einde van de reservatietijd de velden te vegen en zo nodig te (laten) besproeien.
d. Dragen van tenniskledij en tennisschoeisel is VERPLICHT, zolen met noppen of oneffenheden zijn ten strengste verboden.
e. Het tennisseizoen loopt van begin april tot eind september.
f. De terreinen mogen uitsluitend worden gebruikt door de leden, behoudens uitdrukkelijke toelating van het bestuur (vb: competitiewedstrijden TV, poulewedstrijden De Noorderkemen, mannendag/vrouwendag, kennismakingsavonden, …)
g. Ouders hebben het recht om 2x per seizoen met hun kinderen (die niet aangesloten zijn) te komen spelen, teneinde hun interesse voor het tennis te stimuleren. Daarna dienen de kinderen te worden aangesloten.
h. Reservatie van terreinen gebeurt uitsluitend via het reservatiesysteem van Tennis Vlaanderen (https://www.tennisvlaanderen.be). U kan hierop inloggen met uw TV lidnummer en uw paswoord.
Klik op “reserveer een terrein”, kies datum en scroll naar beneden voor het gewenste tijdstip en klik op het gewenste terrein.
Uw naam zal reeds in de reservatie staan – er moet minstens 1 en maximaal 3 extra spelers worden ingevuld – die kan u zoeken op naam – klik op de gewenste tegen/medespeler(s) en vervolgens onderaan op “reserveer”.
i. Via dit systeem kan maximaal 3u per week worden gereserveerd.
j. Tussen 2 reservaties moet minstens 1 uur zijn.
k. Terreinen moeten voor 2 of 4 spelers worden gereserveerd – anders krijgt u een foutmelding.
l. Ieder lid kan een gastspeler uitnodigen. Een gastspeler betaalt 5€. Dit dient te worden vermeld in het reservatiesysteem door middel van de vermelding “gast” + naam van de uitgenodigde speler. Éénzelfde gast kan men slechts 2x uitnodigen. De gast dient lid te zijn van Tennis Vlaanderen – teneinde verzekerd te zijn ingeval van ongeval.
m. Terreinen kunnen tot 1 kwartier voor het gewenste aanvangsuur worden gereserveerd.
n. Indien u op het gewenste speeluur niet kan spelen, gelieve dan het terrein tijdig te annuleren, om anderen de kans te geven om te spelen.
o. Mannendag (maandag)/ vrouwendag (dinsdag) wordt op 3 terreinen gespeeld tussen 13 en 17u. 1 terrein wordt vrijgehouden voor vrije spelers.
p. Een lesgever kan ten allen tijde aangeduid worden door het bestuur. Deze mag dan ook een terrein op voorhand aan de verantwoordelijke vragen om een terrein te reserveren in het systeem. Lesgeven kan alleen aan leden van STC Olympia.
q. Er kan met verlichting gespeeld worden tot 22u.
r. Elk lid is (via lidmaatschap Tennis Vlaanderen) verzekerd tegen ongevallen met lichamelijk letsel bij verzekeringsmaatschappij Ethias – polis nr 45.038.835. Gelieve het secretariaat onmiddellijk te verwittigen bij ongeval. De aangifte gebeurt online door een bestuurslid.

3. KANTINE
a. Ieder lid is verplicht om tijdens het seizoen 1 toogbeurt te doen, op zaterdag, zondag of een feestdag.
Nieuwe leden zijn hiervan vrijgesteld tijdens het 1ste aansluitingsjaar.
Leden ouder dan 60 jaar zijn ook vrijgesteld
b. Tijdens weekdagen wordt de kantine uitgebaat door een vaste tooguitbater
c. De kantine is tijdens weekdagen open van 17u tot 23u . Op zaterdag, zondag en feestdagen vanaf 11u. Tijdens het tornooi kan afgeweken worden van deze uren.
De uitbater mag vroeger openen en later sluiten dan voorzien, doch dit mag geen aanleiding zijn tot misbruiken.
De kantine dient bij slecht weer toch open te blijven tot 20u (weekend 16u). Als men dan wenst te sluiten dient dit gemeld aan één der bestuursleden.
d. De uitbaters halen hun sleutel af in de kantine en dit max. 1 weekend op voorhand. De sleutel wordt na uitbating zo snel mogelijk terug bezorgd aan één van de bestuursleden.
e. Na de toogbeurt dient een formulier in dubbel te worden ingevuld waarop de naam van de uitbater, de dag en datum en het ontvangen bedrag moet worden ingevuld. Eén exemplaar is voor de tooguitbater en één exemplaar voor de club. Dit document moet worden gedeponeerd in de brievenbus in de keuken. De blanco documenten liggen achter de toog.
f. De ontvangsten van de toogbeurt worden zo vlug mogelijk gestort met een overschrijving. Hierbij naam tooguitbater en datum ZEKER vermelden.
g. Wanneer men door ziekte of overmacht niet in staat is de kantine uit te baten, dient men ZELF voor vervanging te zorgen. Dit ook melden aan het bestuur aub. De tooguitbating mag echter uitsluitend door een lid van de club gebeuren.
h. De bestellingen van de brouwer gebeuren door de econoom. Deze kijkt ook de bestelling na en zet deze weg op de juiste plaats.
Voor goederen die opgebruikt en niet meer voorradig zijn, dient U de econoom te verwittigen. Dit door het op het bord in de keuken te noteren. De econoom doet het nodige.
i. De uitbater kan de ijskasten vullen vanuit de bergruimte. Het leeggoed wordt tijdens en na de toogbeurt door de uitbater gesorteerd.
j. De uitbater dient zich te houden aan de bepalingen opgelegd door de wet op de dronkenschap, alsook de bescherming van de minderjarigen.
k. Tijdens de weekend dient de kantine uitgeveegd te worden door de uitbater voor de aanvang van de toogdienst.
l. Bij opening van de kantine dienen de rolluiken omhoog gedaan te worden. Ook de stoelen en de tafels schikken om geen ongezellige sfeer te scheppen.
m. Er geldt een ALGEMEEN ROOKVERBOD binnen de lokalen van STC Olympia.
n. De uitbaters zorgen zelf voor wisselgeld.
o. Op het einde van de toogbeurt dient de uitbater de ijskasten terug aan te vullen en de vuilzakken in de container te gooien. Sorteren zoals vermeld achter de toog aub (restafval in de container, pmd in blauwe zakken in kleine container achter de chalet, papier en karton, lege wijnflessen worden periodiek door de econoom weggebracht).
Bij afsluit alle rolluiken naar beneden, deuren slotvast, parasols dichtbinden, kussens lounge en terrasmeubilair binnenzetten verlichting uit en alarm ingeschakeld.
p. De uitbater moet lid zijn van STC Olympia en een min. leeftijd van 18jaar hebben.
q. Alle vrijwilligers die de cafetaria uitbaten zijn gedekt door een ongevallenverzekering bij Baloise – polis nr 9.500.464
r. Uitbater dient zijn/haar consumpties niet te betalen. Dit mag echter geen aanleiding geven tot misbruik.
s. Tijdens de wintermaanden is de chalet enkel geopend voor clubactiviteiten.
t. Het biljart is toegankelijk vanaf 16 jaar.
u. Uitlenen van materialen : Het is de leden toegelaten om materiaal (keukengerief, servies, stoelen, tafels…) van de club te lenen, doch enkel mits uitdrukkelijke toestemming van een bestuurslid. De uitgeleende materialen dienen op het bord in de keuken te worden vermeld, samen met de datum waarop deze materialen worden terugbezorgd.  

4. GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG
a. Het is elk aangesloten lid en begeleider verboden om enige handeling te stellen van seksueel, fysiek of psychisch grensoverschrijdend gedrag t.o.v. anderen, zoals onder meer pesterijen, diefstal, vandalisme, geweld, drugs,
beledigingen, racisme, discriminatie, bedreigingen, intimidatie, mishandeling, chantage en ongewenst seksueel gedrag of misbruik.
b. Een aangesloten lid kan door het bestuur worden uitgesloten uit de club met een twee derde meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders. Het aangesloten lid waarvan de beëindiging van het lidmaatschap wordt voorgesteld, wordt per aangetekende brief geïnformeerd van de motieven voor uitsluiting en heeft het recht gehoord te worden door het bestuur. Het betreffende lid kan zich laten bijstaan door een raadsman. Een minderjarige wordt opgeroepen samen met zijn wettelijke vertegenwoordiger(s).
c. In afwachting van de beslissing omtrent de uitsluiting kan de raad van bestuur het lidmaatschap schorsen van de persoon waarvan een ernstig vermoeden is dat hij/zij zich schuldig heeft gemaakt aan grensoverschrijdend gedrag.

5. AANSPREEKPERSOON INTEGRITEIT (API)
Bij de aanspreekpersoon integriteit (kortweg API) kunnen sporters, ouders, trainers, begeleiders of andere betrokkenen terecht met een vraag, bezorgdheid of melding.
Ongewenst gedrag, pesten, fysiek geweld, dingen die niet door de beugel kunnen, ontevredenheid bij de trainer, ouders, bestuurder, tennisser, ... kan in iedere sportclub voorkomen. Elk ongenoegen, geschil of probleem kan veelal opgelost worden door een goede dialoog zonder verdere stappen te moeten ondernemen. Daarom heeft STC OLYMPIA vzw een aanspreekpersoon integriteit aangesteld om misvattingen te kunnen vertellen aan een neutraal persoon.
Deze persoon heeft een luisterend oor en kan via een gesprek op een objectieve manier de problemen detecteren en oplijsten om deze bespreekbaar te maken tussen beide partijen. Zo kan er tot een oplossing gekomen worden.
Deze persoon gaat absoluut vertrouwelijk om met jouw verhaal. Alleen met toestemming van de persoon zal hij/zij met derden (ouders, trainers, bestuurders,...) spreken.
Deze API kan:
advies geven om het probleem op te lossen
• helpen bij het opzetten van een bemiddelingsgesprek
• helpen bij het indienen van een klacht en informeren over de afhandeling van de klacht
• verwijzen naar externe hulpverleners
• het clubbestuur informeren
In onze tennisclub is Inès Gabriels Aanspreekpersoon Integriteit.
E-mail: inesgabriels@telenet.be

6. BESCHERMING VAN DE PERSOONSGEGEVENS 
a. STC Olympia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert hierdoor uw privacy.
b. Door aan te sluiten bij onze club geeft het lid de toelating om in het kader van de activiteiten van de vereniging, afbeeldingen van hem/haar te maken, alsook om de afbeeldingen te gebruiken ter promotie van de activiteiten van de vereniging.
c. Het lid heeft evenwel recht om, indien er gewichtige redenen voorhanden zijn, deze toestemming op elk moment in te trekken.
d. Eventuele schade die deze intrekking voor de vereniging tot gevolg heeft, zal door het lid worden vergoed.
e. De volledige privacyverklaring van onze vereniging vindt u op de website (www.stc-olympia.be)

Huidig reglement gaat in voege vanaf 01/01/2021.


Het bestuur 

© Copyright stc Olympia vzw

Site was started with Mobirise